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5 herramientas gratuitas sin las que no puedo vivir (versión emprendedor)

5 herramientas digitales para emprendedores | Trello, Slack, Google Sheets, Canva y Segment

¿Te pierdes entre infinidad de herramientas digitales que luego no sabes muy bien cómo utilizar? ¿Gastas más tiempo en acostumbrarte a usarlas en lugar de que te ayuden a ser productivo? Sigue leyendo que esto te interesa.

Teletrabajo, filosofía Lean, flexibilidad, transformación digital… Todo estos son conceptos que últimamente oímos mucho, especialmente en el campo del emprendimiento.

Sin embargo, he tardado años hasta llegar a entender exactamente qué significan para mí esas palabras y aplicarlas de un modo sencillo y no perderme por el camino. A mí me ha llevado unos años llegar al punto donde tengo mis herramientas diarias básicas. Te las quiero contar para ahorrarte unos cuantos pasos y, sobre todo, espacio de descargas en el ordenador y cuentas creadas, que al final caen en desuso.

Recuerdo sentarme delante de mi ordenador al inicio de mi etapa emprendedora y crearme cuentas en todo aquello que oía, encontraba o me recomendaban (buenamente) para hacer mis procesos más eficientes. Sin duda, hay muchísimas alternativas en el mercado que vienen a hacernos la vida más fácil, pero hay que elegir bien desde el principio para que esta abundancia de opciones no se vuelva en nuestra contra.

 

 

Mis herramientas para emprendedores favoritas

Por supuesto, dependiendo del tipo de negocio y de las necesidades de tu equipo, esta lista de herramientas se puede ampliar, pero hoy te traigo las 5 básicas que me ayudan a organizarme y controlar mi negocio diariamente:

1. Para la gestión de tareas: Trello. Esta herramienta la uso prácticamente desde el principio, incluso cuando estaba yo sola, por su flexibilidad y sencillez. Trello es un tablón virtual customizable que funciona a base de columnas y tarjetas. En mi caso, tengo creadas las columnas que corresponden a un funnel de tareas que generalmente se gestionan por sprints (un sprint es un espacio temporal, de una o dos semanas, en las que tienes un objetivo a cumplir que se desglosa en varias tareas para llegar a ese objetivo).

De este modo, puedo ver muy fácil qué tareas he realizado, apuntar si ha surgido algún incidente al realizarlas y, bien, darlas por acabadas o volverlas a poner en cola en caso de que no se haya solucionado.

Yo tengo las columnas distribuidas del siguiente modo:

Backlog, aquí voy apuntando ideas o cosas por hacer que no son necesariamente urgentes, es decir, que no corresponden al objetivo marcado para el sprint presente.

Sprint, como su propio nombre indica, al inicio del sprint paso todas las tareas que necesite hacer para cumplirlo en esa columna.

Doing, aquí coloco todas las tarjetas en las que esté trabajando en ese momento.

Review, las tareas completadas antes de finalizar un sprint las llevo a esta columna para más tarde (al final de cada sprint revisarlas yo misma o con el equipo y decidir si pasan a la columna final o vuelven al inicio del funnel).

Done, finalmente, todas las tarjetas completadas se quedan en el apartado de «done, esto quiere decir que ya se han finalizado totalmente. Esto viene genial para llevar el control de lo que se va haciendo y ¡además es un motivador personal gratuito, ya que sienta genial cuando ves la columna llena de todo lo que te ha dado tiempo a hacer en el sprint!

Trello tiene muchos plug-ins y otros tipos de aplicaciones por explorar, pero yo aún no conozco ni la mitad de ellos. ¡Esta herramienta daría para unos cuantos artículos de por sí!

 

 

 

 

2. Para la comunicación con el equipo: Slack. Este «chat» me ha venido genial por dos cosas principales. La primera y muy importante, para evitar el típico grupo de WhatsApp en el que se pierden las conversaciones de trabajo mezcladas con la parte de conversaciones de ocio (me ha evitado más de un mensaje fuera de horario laboral que al final generan estrés y no resuelven nada).

No quiere decir que en el trabajo no se puedan tener conversaciones más allá de lo laboral, pero para eso slack se puede dividir por canales, para tener todos los temas perfectamente organizados, además de los chats privados con cada persona. Lo segundo, porque va más allá de un simple chat. Se pueden guardar documentos asociados a conversaciones, tener diferentes hilos y grupos de conversación, se integra con Trello y otras aplicaciones como el calendario.

Igual que la herramienta anterior, aún tiene muchas más funcionalidades por explorar que, a medida que va creciendo tu equipo y necesidades, puedes ir ampliando. Eso sí, parto de la premisa del principio, no quieras abarcar demasiado antes de tiempo, que al final te conviertes en esclavo de la herramienta en lugar de que esta te haga la vida más fácil.

 

3. Una básica «de toda la vida»: Google Sheets. No quería dejar de mencionar Google Sheets, ya que al final, aunque tengamos como complemento herramientas como las mencionadas anteriormente, yo sigo usando Google Sheets para los documentos tipo Excel y Word. Lo que me gusta de Google Sheets a diferencia de la suite descargada es que es en la nube y se queda el registro de todas las versiones, además te permite seguir trabajando desde cualquier sitio aunque te hayas olvidado del ordenador. ¡Ah! y también se puede compartir online para el trabajo colaborativo.

 

Creo que cualquier emprendedor, sea el negocio que sea, puede sacarles mucho provecho a estas tres herramientas básicas de comunicación y productividad. En mi caso, también son básicas las dos herramientas que me quedan por mencionar. La primera está orientada para cuando tienes que hacer una presentación vistosa sobre tu negocio o una creatividad para redes sociales, pero no tienes la capacidad de un diseñador. La segunda, es una herramienta más específica de marketing digital y control de métricas y comportamiento de usuarios para web.


4. Para diseño: Canva. Esta herramienta te permite hacer presentaciones y diseños para diferentes formatos. Además, tiene preestablecidos los más comunes y puedes elegir entre cientos de plantillas gratis para según qué usos. A mí, por su facilidad de uso y rapidez, me ha «salvado la vida» en más de una ocasión. Incluso ¡ahora hasta se pueden hacer animaciones de presentaciones!

 

 

5. Para analítica web: Segment. A través de esta aplicación puedes conectar diferentes fuentes de datos (web, aplicación, CRM, etc.) con herramientas de análisis de datos, como puede ser Google Analytics. La idea es ahorrarte todo el código de integración de cada una de las fuentes y centralizarlo en una interfaz más sencilla, lo que evita ralentizar las plataformas.

A mí me ha servido para centralizar los flujos de recepción de datos (mi web) con las plataformas de interpretación de datos (Google Analytics por ejemplo). Esta es la última herramienta que he integrado a mi vida de emprendedora y aún me queda por aprender a dominarla, pero si tu negocio es digital y quieres aprender más sobre el análisis de datos te recomiendo que le eches un vistazo.

 

Para todas estas herramientas que he recomendado, hay alternativas que por afinidad o dependiendo de cada uno pueden gustar más o menos. Pero a mí personalmente son las que finalmente me han funcionado mejor, y todas ellas haciendo uso de su versión gratuita.

Y hasta aquí mis recomendaciones básicas, no es la verdad universal, pero sí fruto de unos cuantos años de probar diferentes opciones.

Como resumen, quería recordarte que es mejor empezar por unas pocas herramientas o funcionalidades, ir aprendiendo sobre tus propias necesidades y añadir mejoras que lanzarse directamente a querer probarlo todo. Si has llegado leyendo hasta aquí, ¡muchas gracias! Y si crees que puedo ayudarte a decidir qué herramientas te irían mejor o cualquier otra duda sobre emprendimiento, ¡no dudes en contactar conmigo!

Si te ha gustado este contenido, es posible que también te interese 5 cosas que nadie me dijo antes de emprender (y que me hubieran ahorrado muchos disgustos), el freno que te impide avanzar en tu empresa o ¿gano de verdad dinero con mi empresa?

 

Inmaculada Arteaga - CEO de Batchor y Pixitour

www.batchor.com | www.pixitour.com

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